Le CRM de gestion dématérialisée des rendez-vous

Open Rendez-Vous est une solution de prise de rendez-vous en ligne reposant sur un socle CRM. Elle peut fonctionner en autonome ou venir compléter une autre de nos solutions.

Une solution de la suite logicielle Open X CRM

En front office : un portail usagers et un catalogue de services

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du portail de dématérialisation des services

Les cas d’usages

La solution permet de gérer tous les types de rendez-vous (état civil, famille, social …) quelle que soit la taille de la collectivité

La solution permet de configurer un agenda dédié à un usage précis (état civil, famille, social …). Le nombre d’agendas est illimité permettant de prendre en compte de nombreux cas d’usages.

La prise de rendez-vous

La prise de rendez-vous propose des créneaux disponibles selon des lieux et des motifs.

La solution propose des fonctionnalités avancées :

  • Sélection d’un lieu et d’un motif pour voir les créneaux disponibles
  • Confirmation du rendez-vous par mail ou SMS
  • Rappel du rendez-vous par mail ou SMS
  • Possibilité d’annuler ou reporter un rendez-vous

Le catalogue des services

Le catalogue des services du portail usagers présente les différents types de rendez-vous sous forme de tuiles de téléservices pouvant être filtrées par thématiques (état civil, enfance, social…) et par profils usagers (particuliers, familles, associations, ou tout autre profil…).

  • Un catalogue des téléservices fonctionnant comme un site e-commerce permettant de présenter les différents types de rendez-vous proposés par la collectivité
  • Des fiches de téléservices paramétrables avec modèles, présentant le contenu du service de prise de rendez-vous, les lieux proposés, les modalités …
    => voir ci-contre

Le module de Chatbot

Un Chatbot comprenant une base de connaissance chargée par nos experts, prêt à dialoguer efficacement avec les usagers en mode conversationnel, et directement alimenté par le catalogue de services.
Tutos et vidéos intégrées à la base de connaissance

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Mode conversationnel avec liaison optionnelle au dialog flow de Google

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Rechercher dans le catalogue des aides

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Base de connaissances comprenant infos générales RGPD, compte usagers… et infos personnalisées (types d’aide proposées, critère d’éligibilité, …)

En back office : un CRM de gestion des rendez-vous

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du CRM de gestion des rendez-vous et des usagers

Visualisation d’un agenda

La visualisation offre une vue d’ensemble des rendez-vous pris, anciens ou à venir

L’affichage est agrémenté de couleurs pour identifier les motifs de rendez-vous, des filtres permettent également de personnaliser l’affichage selon différents critères.

Suivi et statistiques

La prise de rendez-vous implique un suivi pour apporter des informations une fois la date de rendez-vous passée

Le suivi permet :

  • de préciser si le rendez-vous a été honoré ou non
  • d’élaborer des statistiques sur la présence avec des déclinaisons selon différents axes d’analyses (lieu, durée, motif …)
  • de saisir des informations sur le contenu d’un rendez-vous réalisé pour permettre un suivi dans le temps d’un bénéficiaire notamment

Référentiel unique des usagers

La prise de rendez-vous implique de rechercher et si besoin créer un nouvel usager qui vient s’insérer dans le référentiel déjà en place

La gestion des usagers se fait sur le référentiel des usagers. Ainsi, lorsque la gestion des rendez-vous vient en complément d’une autre solution, elle se greffe sur le référentiel existant pour centraliser l’ensemble des usagers dans un seul référentiel.

Historique des rendez-vous

L’historique est disponible à la prise de rendez-vous ou lors de la consultation de la fiche de l’usager

La solution permet de faciliter le suvi dans le temps d’un usager, notamment un bénéficiaire de prestations sociales, par l’affichage de l’ensemble des rendez-vous pris ou à venir avec pour chacun des indications de présence ou d’absence.

Plages et hors plages

Des créneaux proposés selon des plages de disponibilités ou hors de toutes plages

  • Plages : la prise de rendez-vous par les agents se fait au travers de plages de disponibilités selon le lieu
  • Hors plages : des dérogations sont possibles, notamment pour les travailleurs sociaux, afin de pouvoir poser un rendez-vous à toute heure et dans tout lieu sans restriction

Synchronisation Outlook

Les rendez-vous pris peuvent être synchronisés vers Outlook

Les rendez-vous pris peuvent être affectés à un agent en particulier, et ainsi assurer une synchronisation par Outlook vers son propre agenda. Ceci permet à un agent, par exemple un travailleur social, de gérer son quotidien au travers de son agenda personnel, sans besoin de se connecter à la solution de gestion des rendez-vous.