La G.R.U. basée sur le socle OpenSub

OpenSub GRU est une solution de gestion de la Relation Usagers à destination des acteurs publics reposant sur un socle CRM, proposée en open source.

Une solution de la suite logicielle Open X CRM

En front office : un portail usagers et un catalogue de services

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du portail de dématérialisation des services

Un catalogue de servicesUn Chatbot pour guider les usagersformulaires intuitifs et interactifsUn compte usager uniqueSuivi des demandes en lignePrise de Rendez-vous en ligne

Le catalogue des services

Le catalogue des services du portail usagers se présente comme un ensemble de tuiles de téléservices pouvant être filtrées par thématiques (culture, sport…) et par profils usagers (particuliers, associations, entreprises, ou tout autre profil…).

  • Un catalogue des téléservices fonctionnant comme un site e-commerce permettant de présenter les services proposées par la collectivité
  • Des fiches de téléservices paramétrables avec modèles, présentant le contenu du service, ses critères d’éligibilité…
    => voir ci-contre
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Un résumé de l’aide proposée

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Le mode opératoire de l’aide

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La liste des pièces à fournir avec possibilité de proposer des modèles à télécharger avant le lancement de la démarche

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Un ou plusieurs boutons « intelligents » de lancement de la démarche

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Contacts et aides

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Possibilité de liens vers FAQ, CGU…

Le module de Chatbot

Un Chatbot comprenant une base de connaissance chargée par nos experts, prêt à dialoguer efficacement avec les usagers en mode conversationnel, et directement alimenté par le catalogue de services.
Tutos et vidéos intégrées à la base de connaissance

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Mode conversationnel avec liaison optionnelle au dialog flow de Google

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Rechercher dans le catalogue des aides

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Base de connaissances comprenant infos générales RGPD, compte usagers… et infos personnalisées (types d’aide proposées, critère d’éligibilité, …)

Une usine à formulaires

Les formulaires sont construits dynamiquement dans l’usine à formulaires de la gestion de dossiers en back office.
Côté usagers les formulaires sont intuitifs, intelligibles, interactifs.
Ils gèrent les API B.A.N., Particuliers, Associations et Entreprises, et proposent un mode de fonctionnement conforme au principe « Dites-le nous qu’une fois »

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Un fil d’Ariane suit les étapes de saisie de l’usager

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Une aide en ligne contextuelle s’affiche pour chaque étape

Vision 360 usager

La solution propose un compte usager apportant aux usagers une vision globale et homogène du suivi de leurs dossiers et la centralisation de leurs informations (data et documents) dans le respect du RGPD.

Le compte usager permet de définir plusieurs profils d’utilisation (associations, collectivités…) et de définir les membres. Le partage de profils permet à plusieurs usagers de déposer / suivre les demandes du même profil (une association par exemple).

Un suivi des demandes centralisé et interactif

Le suivi des demandes s’opère dans le compte usager. Le suivi est global et multi-profils.

Le suivi global, automatisé, propose l’état d’avancement des demandes, les messages et pièces reçues…
Le portail alerte l’usager des nouvelles notifications de suivi lors de sa connexion.
Une gestion dynamique des pièces justificatives est intégrée à la solution.

Module RDV (optionnel)

Le module optionnel de prise de RDV en ligne peut être intégré sur le portail.

Il ajoute à l’usine à formulaires un champ RDV relié à un agenda de disponibilités défini par la collectivité. Les RDV peuvent concerner des personnes ou des ressources (exemple : salles…).

Le module premium propose des fonctionnalités avancées :

  • alertes SMS,
  • connexion des RDV avec l’agenda des agents
  • gestion des lieux de RDV avec cartographie et suggestion « près de chez moi »

En back office : un CRM d’instruction des dossiers usagers

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du CRM d’instruction des demandes

Guide d’instruction interractifGestion par lots de dossiersConstruction des dispositifsAPI de communication avec le SIModule cartographique intégrée

Le guide d’instruction au service des agents

Innovation majeure de la solution OpenSub, le guide d’instruction visuel permet aux agents d’évaluer d’un seul coup d’oeil l’état d’un dossier et d’agir sur le dossier de manière unitaire ou par lots

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Etapes paramétrables par dispositif avec jeux de couleurs en fonction des statuts
Actions associées à chaque étape.

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Possibilité de faire avancer ou reculer le guide pour un dossier ou plusieurs

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Onglets paramétrables pour chaque dispositif ainsi que le contenu des dossiers

Gestion par lots de dossiers assistée

Pour simplifier le travail des agents instructeurs, la solution propose une gestion par lots de dossiers puissante et intuitive

Dispositifs sur mesure

Les dispositifs d’aides sont intégralement paramétrables

– Au niveau du dossier et des formulaires de demande, personnalisation intégrale des champs au travers de l’outil graphique

– Au niveau du workflow avec le guide d’instruction paramétrable

API et interopérabilité

Reposant sur un socle CRM, la solution OpenSub est dotée d’API en entrée et en sortie pour la communication avec les applications du SI

– GRU : API de connexion avec un portail transverse (connecteur Capdemat fourni)

– GF : API de communication avec les applications du marché (Grand Angle, Astre, Coriolis…)

– Autres solutions métiers transverses : parapheur, délib, GED…

Module cartographique intégré (version premium)

La solution offre nativement une vision par territoires, avec un jeu de couleurs traduisant le statut d’avancement des dossiers.

La vue sur un territoire donné peut être filtrée par les droits des utilisateurs (exemple : un canton uniquement)

Au plan technique la solution repose sur le couple open source Open Street Map et Leaf Let