CRM et infocentre de gestion des établissements scolaires

Le projet Open Collèges et Lycées, conçu pour la dématérialisation, repose sur un socle CRM. Il offre un portail pour les chefs d’établissements, un CRM d’agrégation des données de l’établissement et un infocentre de restitution.

Une solution de la suite logicielle Open X CRM

En front office : un portail pour les établissements scolaires

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du portail de dématérialisation des demandes des établissements

Le catalogue de téléservices

Le catalogue des téléservices du portail établissements se présente comme un ensemble de tuiles pouvant être filtrées par thématiques (travaux, équipements, aides…)

  • Un catalogue des démarches fonctionnant comme un site e-commerce permettant de présenter les téléservices proposés par la collectivité
  • Des fiches démarches paramétrables avec modèles, présentant le contenu du téléservice, ses critères d’éligibilité…
    => voir ci-contre
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Un résumé de l’aide proposée

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Mode opératoire de la démarche

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La liste des pièces à fournir avec possibilité de proposer des modèles à télécharger avant le lancement de la démarche

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Un ou plusieurs boutons « intelligents » de lancement de la démarche

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Contacts et aides

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Possibilité de liens vers FAQ, CGU…

Le module de Chatbot

Un Chatbot comprenant une base de connaissance chargée par nos experts, prêt à dialoguer efficacement avec les usagers en mode conversationnel, avec IA et machine learning.
Tutos et vidéos intégrées à la base de connaissance

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Mode conversationnel avec liaison optionnelle au dialog flow de Google

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Rechercher dans le catalogue des démarches

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Base de connaissances comprenant infos générales RGPD, compte usagers… et infos personnalisées (types d’aide proposées, critère d’éligibilité, …)

Une usine à formulaires

Les formulaires sont construits dynamiquement, en drag & drop, dans l’usine à formulaires.
Côté usagers (chefs d’établissements, élèves) les formulaires sont intuitifs, intelligibles, interactifs.
Ils gèrent les API nationales, et proposent un mode de fonctionnement conforme au principe « Dites-le nous qu’une fois« 

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Un fil d’Ariane suit les étapes de saisie de l’usager

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Une aide en ligne contextuelle s’affiche pour chaque étape

Vision 360 pour les établissements

La solution propose un compte usager apportant aux usagers (chefs d’établissements) une vision globale et homogène du suivi de leurs dossiers et la centralisation de leurs informations (data et documents) dans le respect du RGPD.

Le compte usager permet de définir en front office les membres de l’établissement habilités à accéder au profil de l’établissement et à déposer / suivre les demandes

Un suivi des demandes centralisé et interactif

Le suivi des demandes s’opère dans le compte usager. Le suivi est global et multi-profils.

Le suivi global, automatisé, propose l’état d’avancement des demandes, les messages et pièces reçues…
Le portail alerte l’usager des nouvelles notifications de suivi lors de sa connexion.
Un fil de discussion permet aux agents d’échanger avec les responsables d’établissement.

En back office : un CRM référentiel et un infocentre

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du CRM de gestion des établissements scolaires

Le guide d’instruction au service des agents

Innovation majeure de la solution, le guide d’instruction visuel permet aux agents d’évaluer d’un seul coup d’oeil l’état d’une demande d’un établissement et d’agir sur le dossier de manière unitaire ou par lots

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Etapes paramétrables par dispositif avec jeux de couleurs en fonction des statuts
Actions associées à chaque étape.

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Possibilité de faire avancer ou reculer le guide pour un dossier ou plusieurs

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Onglets paramétrables pour chaque dispositif ainsi que le contenu des dossiers

CRM référentiel de données de l’établissement

L’objectif premier de la solution est de mettre en oeuvre un référentiel de données des collèges & Lycées. Le CRM permet d’agréger des données externes et internes, provenant de sources variées et gérées par des services différents

Données sur mesure

Le contenu des fiches établissement est intégralement paramétrable : il peut être adapté pour chaque collectivité, avec des vues restreintes pour les différents services

API et interopérabilité

Reposant sur un socle CRM, la solution est dotée d’API en entrée et en sortie pour la communication avec les applications du SI. En particulier, l’API permet de récupérer les informations détenues par d’autres outils du SI (parc informatique, subventions…)

Module cartographique intégré (version premium)

La solution offre nativement une vision des établissements et des demandes par territoires, avec un jeu de couleurs traduisant le statut d’avancement des demandes.

La vue sur un territoire donné peut être filtrée par les droits des utilisateurs (exemple : un canton uniquement)

Au plan technique la solution repose sur le couple open source Open Street Map et Leaf Let

Entrepôt de données et infocentre

Le référentiel centralisé construit par le CRM permet de générer un entrepôt de données qui couplé à des outils de restitution comme BO offre la possibilité de réaliser des restitutions de synthèses ou analytiques

Vous souhaitez en savoir plus sur ce projet ou participer à sa co-conception ? N’hésitez pas à nous contacter.