Le CRM de la gestion des aides et subventions

OpenSub est la première solution de dématérilisation et gestion des aides et subventions à destination des acteurs publics reposant sur un socle CRM, proposée en open source et en co-conception.

Une solution de la suite logicielle Open X CRM

En front office : un portail usagers et un catalogue des aides

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du portail de dématérialisation des demandes d’aides

Le catalogue des aides

Le catalogue des aides du portail usagers se présente comme un ensemble de tuiles de téléservices pouvant être filtrées par thématiques (culture, sport…) et par profils usagers (particuliers, associations, collectivités…).

  • Un catalogue des aides fonctionnant comme un site e-commerce permettant de présenter les aides proposées par la collectivité
  • Des fiches d’aide paramétrables avec modèles, présentant le contenu de l’aide, ses critères d’éligibilité…
    => voir ci-contre
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Un résumé de l’aide proposée

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Le mode opératoire de l’aide

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La liste des pièces à fournir avec possibilité de proposer des modèles à télécharger avant le lancement de la démarche

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Un ou plusieurs boutons « intelligents » de lancement de la démarche

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Contacts et aides

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Possibilité de liens vers FAQ, CGU…

Le module de Chatbot

Un Chatbot comprenant une base de connaissance chargée par nos experts, prêt à dialoguer efficacement avec les usagers en mode conversationnel, avec IA et machine learning.
Tutos et vidéos intégrées à la base de connaissance

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Mode conversationnel avec liaison optionnelle au dialog flow de Google

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Rechercher dans le catalogue des aides

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Base de connaissances comprenant infos générales RGPD, compte usagers… et infos personnalisées (types d’aide proposées, critère d’éligibilité, …)

Une usine à formulaires

Les formulaires sont construits dynamiquement dans l’usine à formulaires.
Côté usagers les formulaires sont intuitifs, intelligibles, interactifs.
Ils gèrent les API association et entreprise, et proposent un mode de fonctionnement conforme au principe « Dites-le nous qu’une fois »

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Un fil d’Ariane suit les étapes de saisie de l’usager

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Une aide en ligne contextuelle s’affiche pour chaque étape

Vision 360 usager

La solution propose un compte usager apportant aux usagers une vision globale et homogène du suivi de leurs dossiers et la centralisation de leurs informations (data et documents) dans le respect du RGPD.

Le compte usager permet de définir plusieurs profils d’utilisation (associations, collectivités…) et de définir les membres. Le partage de profils permet à plusieurs usagers de déposer / suivre les demandes du même profil (une association par exemple).

Un suivi des demandes centralisé et interactif

Le suivi des demandes s’opère dans le compte usager. Le suivi est global et multi-profils.

Le suivi global, automatisé, propose l’état d’avancement des demandes, les messages et pièces reçues…
Le portail alerte l’usager des nouvelles notifications de suivi lors de sa connexion.
Un fil de discussion permet aux agents d’échanger avec les usagers.

Module RDV (optionnel)

Le module optionnel de prise de RDV en ligne peut être intégré sur le portail.

Il ajoute à l’usine à formulaires un champ RDV relié à un agenda de disponibilités défini par la collectivité. Les RDV peuvent concerner des personnes ou des ressources (exemple : salles…).

Le module premium propose des fonctionnalités avancées :

  • alertes SMS,
  • connexion des RDV avec l’agenda des agents
  • gestion des lieux de RDV avec cartographie et suggestion « près de chez moi »

Annuaire des associations (optionnel)

Le module annuaire des associations (optionnel) peut être intégré au portail des aides et subventions

Le module permet de présenter sur le portail un annuaire des associations comprenant :

  • Les fiches associations,
  • Des filtres par thématiques
  • Des recherches par mots clés

Le module offre la possibilité aux associations de gérer (créer / modifier) elles-mêmes leurs fiches.

Les fiches peuvent être initialement générées à partir des fiches saisies lors de la création des demandes.

En back office : un CRM d’instruction des aides & subventions

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du CRM d’instruction des aides

Le guide d’instruction au service des agents

Innovation majeure de la solution OpenSub, le guide d’instruction visuel permet aux agents d’évaluer d’un seul coup d’oeil l’état d’un dossier et d’agir sur le dossier de manière unitaire ou par lots

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Etapes paramétrables par dispositif avec jeux de couleurs en fonction des statuts
Actions associées à chaque étape.

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Possibilité de faire avancer ou reculer le guide pour un dossier ou plusieurs

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Onglets paramétrables pour chaque dispositif ainsi que le contenu des dossiers

Gestion par lots de dossiers assistée

Pour simplifier le travail des agents instructeurs, la solution propose une gestion par lots de dossiers puissante et intuitive

Dispositifs sur mesure

Les dispositifs d’aides sont intégralement paramétrables

Au niveau du dossier et des formulaires de demande, personnalisation intégrale des champs au travers de l’outil graphique

– Au niveau du workflow avec le guide d’instruction paramétrable

API et interopérabilité

Reposant sur un socle CRM, la solution OpenSub est dotée d’API en entrée et en sortie pour la communication avec les applications du SI

GRU : API de connexion avec un portail transverse (connecteur Capdemat fourni)

GF : API de communication avec les applications du marché (Grand Angle, Astre, Coriolis…)

– Autres solutions métiers transverses : parapheur, délib, GED

Un éditeur spécialiste des services en ligne et du CRM

Module cartographique intégré (version premium)

La solution offre nativement une vision par territoires, avec un jeu de couleurs traduisant le statut d’avancement des dossiers.

La vue sur un territoire donné peut être filtrée par les droits des utilisateurs (exemple : un canton uniquement)

Au plan technique la solution repose sur le couple open source Open Street Map et Leaf Let

Première solution de gestion des subventions disponible en open source !

La version Community est publié sur Github

OpenSub est disponible en deux versions : Community et Premium.