Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du portail de dématérialisation des demandes d’aides
Le catalogue des aides du portail usagers se présente comme un ensemble de tuiles de téléservices pouvant être filtrées par thématiques (culture, sport…) et par profils usagers (particuliers, associations, collectivités…).
Un résumé de l’aide proposée
Le mode opératoire de l’aide
La liste des pièces à fournir avec possibilité de proposer des modèles à télécharger avant le lancement de la démarche
Un ou plusieurs boutons « intelligents » de lancement de la démarche
Contacts et aides
Possibilité de liens vers FAQ, CGU…
Un Chatbot comprenant une base de connaissance chargée par nos experts, prêt à dialoguer efficacement avec les usagers en mode conversationnel, avec IA et machine learning.
Tutos et vidéos intégrées à la base de connaissance
Mode conversationnel avec liaison optionnelle au dialog flow de Google
Rechercher dans le catalogue des aides
Base de connaissances comprenant infos générales RGPD, compte usagers… et infos personnalisées (types d’aide proposées, critère d’éligibilité, …)
Les formulaires sont construits dynamiquement dans l’usine à formulaires.
Côté usagers les formulaires sont intuitifs, intelligibles, interactifs.
Ils gèrent les API association et entreprise, et proposent un mode de fonctionnement conforme au principe « Dites-le nous qu’une fois »
Un fil d’Ariane suit les étapes de saisie de l’usager
Une aide en ligne contextuelle s’affiche pour chaque étape
La solution propose un compte usager apportant aux usagers une vision globale et homogène du suivi de leurs dossiers et la centralisation de leurs informations (data et documents) dans le respect du RGPD.
Le compte usager permet de définir plusieurs profils d’utilisation (associations, collectivités…) et de définir les membres. Le partage de profils permet à plusieurs usagers de déposer / suivre les demandes du même profil (une association par exemple).
Le suivi des demandes s’opère dans le compte usager. Le suivi est global et multi-profils.
Le suivi global, automatisé, propose l’état d’avancement des demandes, les messages et pièces reçues…
Le portail alerte l’usager des nouvelles notifications de suivi lors de sa connexion.
Un fil de discussion permet aux agents d’échanger avec les usagers.
Le module optionnel de prise de RDV en ligne peut être intégré sur le portail.
Il ajoute à l’usine à formulaires un champ RDV relié à un agenda de disponibilités défini par la collectivité. Les RDV peuvent concerner des personnes ou des ressources (exemple : salles…).
Le module premium propose des fonctionnalités avancées :
Le module annuaire des associations (optionnel) peut être intégré au portail des aides et subventions
Le module permet de présenter sur le portail un annuaire des associations comprenant :
Le module offre la possibilité aux associations de gérer (créer / modifier) elles-mêmes leurs fiches.
Les fiches peuvent être initialement générées à partir des fiches saisies lors de la création des demandes.
Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du CRM d’instruction des aides
Innovation majeure de la solution OpenSub, le guide d’instruction visuel permet aux agents d’évaluer d’un seul coup d’oeil l’état d’un dossier et d’agir sur le dossier de manière unitaire ou par lots
Etapes paramétrables par dispositif avec jeux de couleurs en fonction des statuts
Actions associées à chaque étape.
Possibilité de faire avancer ou reculer le guide pour un dossier ou plusieurs
Onglets paramétrables pour chaque dispositif ainsi que le contenu des dossiers
Pour simplifier le travail des agents instructeurs, la solution propose une gestion par lots de dossiers puissante et intuitive
Les dispositifs d’aides sont intégralement paramétrables
– Au niveau du dossier et des formulaires de demande, personnalisation intégrale des champs au travers de l’outil graphique
– Au niveau du workflow avec le guide d’instruction paramétrable
Reposant sur un socle CRM, la solution OpenSub est dotée d’API en entrée et en sortie pour la communication avec les applications du SI
– GRU : API de connexion avec un portail transverse (connecteur Capdemat fourni)
– GF : API de communication avec les applications du marché (Grand Angle, Astre, Coriolis…)
– Autres solutions métiers transverses : parapheur, délib, GED…
La solution offre nativement une vision par territoires, avec un jeu de couleurs traduisant le statut d’avancement des dossiers.
La vue sur un territoire donné peut être filtrée par les droits des utilisateurs (exemple : un canton uniquement)
Au plan technique la solution repose sur le couple open source Open Street Map et Leaf Let
La version Community est publié sur Github
OpenSub est disponible en deux versions : Community et Premium.
