CRM de dématérialisation de la gestion de l’enfance

Le projet OpenEnfance est un concentré d’innovation : conçu pour la dématérialisation, reposant sur un socle CRM et doté d’un moteur IA, la solution est proposée aux villes en open source et en co-conception.

Une solution de la suite logicielle Open X CRM

En front office : un portail familles conçu pour la dématérialisation

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du portail de dématérialisation de la gestion de l’enfance

Le catalogue de téléservices

Le catalogue des téléservices du portail usagers se présente comme un ensemble de tuiles pouvant être filtrées par thématiques (scolaire, restauration, centres de loisirs…) et par nature (facturation et paiement en ligne, inscriptions, réservations…).

  • Un catalogue des démarches fonctionnant comme un site e-commerce permettant de présenter les téléservices proposés par la collectivité
  • Des fiches démarches paramétrables avec modèles, présentant le contenu du téléservice, ses critères d’éligibilité…
    => voir ci-contre
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Un résumé de l’aide proposée

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Possibilité de localiser les équipements

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La liste des pièces à fournir avec possibilité de proposer des modèles à télécharger avant le lancement de la démarche

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Un ou plusieurs boutons « intelligents » de lancement de la démarche

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Contacts et aides

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Possibilité de liens vers FAQ, CGU…

Le module de Chatbot

Un Chatbot comprenant une base de connaissance chargée par nos experts, prêt à dialoguer efficacement avec les usagers en mode conversationnel, avec IA et machine learning.
Tutos et vidéos intégrées à la base de connaissance

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Mode conversationnel avec liaison optionnelle au dialog flow de Google

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Rechercher dans le catalogue des démarches

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Base de connaissances comprenant infos générales RGPD, compte usagers… et infos personnalisées (types d’aide proposées, critère d’éligibilité, …)

Une usine à formulaires

Les formulaires sont construits dynamiquement, en drag & drop, dans l’usine à formulaires.
Côté usagers les formulaires sont intuitifs, intelligibles, interactifs.
Ils gèrent les API particuliers (impôts, CAF), et proposent un mode de fonctionnement conforme au principe « Dites-le nous qu’une fois« 

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Un fil d’Ariane suit les étapes de saisie de l’usager

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Une aide en ligne contextuelle s’affiche pour chaque étape

Vision 360 usager

La solution propose un compte usager apportant aux usagers une vision globale et homogène du suivi de leurs dossiers et la centralisation de leurs informations (data et documents) dans le respect du RGPD.

Le compte usager permet de définir la famille et ses membres. Le partage de profils permet à plusieurs membres de déposer / suivre les demandes d’une même famille.
L’outil gère toutes les situations familiales (séparations, familles recomposées…).

Un suivi des demandes centralisé et interactif

Le suivi des demandes s’opère dans le compte usager. Le suivi est global et multi-profils.

Le suivi global, automatisé, propose l’état d’avancement des demandes, les messages et pièces reçues…
Le portail alerte l’usager des nouvelles notifications de suivi lors de sa connexion.
Un fil de discussion permet aux agents d’échanger avec les usagers.

Module RDV (optionnel)

Le module optionnel de prise de RDV en ligne peut être intégré sur le portail.

Il ajoute à l’usine à formulaires un champ RDV relié à un agenda de disponibilités défini par la collectivité. Les RDV peuvent concerner des personnes ou des ressources (exemple : salles…).

Le module premium propose des fonctionnalités avancées :

  • alertes SMS,
  • connexion des RDV avec l’agenda des agents
  • gestion des lieux de RDV avec cartographie et suggestion « près de chez moi »

En back office : un CRM référentiel familles et un moteur IA

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités innovantes du CRM de gestion de l’enfance

Le guide d’instruction au service des agents

Innovation majeure de la solution OpenEnfance, le guide d’instruction visuel permet aux agents d’évaluer d’un seul coup d’oeil l’état d’une demande usager et d’agir sur le dossier de manière unitaire ou par lots

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Etapes paramétrables par dispositif avec jeux de couleurs en fonction des statuts
Actions associées à chaque étape.

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Possibilité de faire avancer ou reculer le guide pour un dossier ou plusieurs

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Onglets paramétrables pour chaque dispositif ainsi que le contenu des dossiers

Gestion par lots de dossiers assistée

Pour simplifier le travail des agents des services enfance, la solution propose une gestion par lots de dossiers puissante et intuitive

Activités sur mesure

Les activités sont intégralement paramétrables

Au niveau du dossier et des formulaires d’inscription et de réservation

– Au niveau du workflow avec le guide d’instruction paramétrable

– Au niveau de la tarification

API et interopérabilité

Reposant sur un socle CRM, la solution OpenEnfance est dotée d’API en entrée et en sortie pour la communication avec les applications du SI

GRU : API de connexion avec un portail transverse (connecteur Capdemat fourni)

GF : API de communication avec les applications du marché

– Autres solutions métiers transverses : parapheur, GED

Module cartographique intégré (version premium)

La solution offre nativement une vision par territoires, avec un jeu de couleurs traduisant le statut d’avancement des demandes.

La vue sur un territoire donné peut être filtrée par les droits des utilisateurs (exemple : un quartier uniquement)

Au plan technique la solution repose sur le couple open source Open Street Map et Leaf Let

Moteur d’analyse predictive (en expérimentation)

Innovation majeure dont le financement est soutenu par la région IDF et la BPI dans le cadre d’un programme Innov’up, la solution intègre un moteur d’analyse prédictif d’évolution de la facturation à l’échelle de l’ensemble des familles d’un territoire

Vous souhaitez en savoir plus sur ce projet ou participer à sa co-conception ? N’hésitez pas à nous contacter.