OpenSub : intégration bureautique totale en Côte d’Or

En matière d’instruction des dossiers de subventions, la capacité de génération de courriers et tableaux divers et de les intégrer avec les outils de gestion de courrier et de signature électronique est l’un des éléments majeurs de simplification pour les agents instructeurs.

Le Département de la Côte d’Or a mis en oeuvre de manière exemplaire plusieurs chaînes d’intégration bureautique complètement automatisées.

En standard dans OpenSub : exports à la demande, générateur de flux et API

L’une des grandes forces de la solution OpenSub réside dans son caractère interopérable.

Cette tendance à la communication avec les autres briques du SI se manifeste en particulier par les fonctions intégrées suivantes :

• Exports à la demande

OpenSub propose un système innovant de traitements par lots, associés au guide d’instruction des dossiers. A tout moment et sur simple sélection avec filtres, les agents instructeurs peuvent exporter selon divers formats, dont CSV, les données d’un lot de dossier (exemple : dossiers devant passer en commission de tél date).

• Générateur de flux

Le générateur de flux OpenSub permet de créer de toute pièce des formats d’échanges de données en webservices, par simple paramétrage, en mode visuel. Cet outil permet de relier OpenSub à d’autres outils comme des solutions de gestion financière, de gestion de délibération…

• API

Le système d’API proposé par OpenSub est particulièrement riche, que ce soit en sortie du logiciel ou en entrée.

Les API proposées concernent notamment les dossiers (dont leur statut permettant le déclenchement d’actions), les tiers, les documents…

Ils ont largement été utilisées par la côte d’or pour réaliser cette intégration bureautique, par orchestration des traitements via Pentaho Data Integration (PDI).

En Côte d’Or, une chaîne complète de la génération bureautique à la signature et envoi des documents

Le process développé par la DSI de la Côte d’Or est particulièrement complet et automatisé.

Il comprend notamment (exemple des lettres de notification de décisions) :

• Via l’interface OPENSUB, déclenchement par l’instructeur d’un traitementvia les flux OPENSUB
• Export des données des dossiers OpenSub via API
• Script de fusion bureautique (Libre Office)
• Génération des documents bureautiques Writer et Calc
• Dépôt Nextcloud pour circulation / visa sur tablette jusqu’au paraphe Président
• Dépôt et récupération iParapheur pour signature électronique
• Dépot du document dans OPENSUB via API
• Changement du statut du dossier OPENSUB déclenchant le courriel de notification de l’usager et le dépôt du document dans le porte-document via Cap Démat Evolution

Plusieurs chaînes d’intégration ont été définies pour des besoins différents de production de courriers et de feuilles de calcul. (copie d’écran).

Un module intégré en préparation dans OpenSub

En s’appuyant sur le travail réalisé en Côte d’Or, Lanteas va mettre au point un module d’intégration bureautique complémentaire à la solution, s’appuyant sur NOE, comprenant :

• Génération des documents sous libre office ou MS office
• Script de fusion automatisés à partir de OpenSub
• Orchestration des flux d’échanges sous NOE
• Intégration avec la gestion de courrier
• Intégration avec l’outil de signature électronique
• Rattachement automatique des documents dans les dossiers OpenSub